اتوماسیون اداری آموزش و پرورش برای دیجیتالی شدن امور اداری راه اندازی شده و لیست خدمات سامانه شامل تفویض اختیار، ارسال نامه الکترونیکی و مدیریت کارکنان می شود. همچنین این سامانه امکان انجام امور از راه دور را فراهم کرده که نشانی ورود به سایت اتوماسیون هر استان متفاوت بوده و هر استان دارای سامانه مجزا و اختصاصی است.
برای مشاوره خدمات اتوماسون اداری آموزش و پرورش
برای مشاوره خدمات اتوماسون اداری آموزش و پرورش
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش یکی از سایت های درون سازمانی آموزش و پرورش، اتوماسیون اداری نام داشته که مدیران و کارکنان مدارس از آن خدمات دریافت می کنند، باید بررسی کرد که خدمات سامانه اتوماسیون اداری چیست و نحوه ورود به سایت چگونه می باشد؟ بررسی نحوه ارسال نامه در سامانه و همچنین شیوه پیگیری مکاتبات و تفویض اختیار در اتوماسیون اداری، مفید و کمک کننده است. آشنایی با مزایای استفاده از خدمات سامانه نیز مفید واقع خواهد شد.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش امکان مدیریت شعب متعدد را فراهم کرده و برای مثال به مدیر اجازه داده تا روی تمامی بخش های اداری، آموزشی و سایر موارد نظارت کند. در ابتدای این مقاله به سوال اتوماسیون اداری آموزش و پرورش چیست، پاسخ داده شده و سپس راهنمای تصویری ورود به سایت آمده است. اشخاص از طریق مطالعه این مقاله با انواع خدمات سامانه مانند ارسال نامه و تفویض اختیار آشنا خواهند شد. مزایای اتوماسیون اداری نیز در مقاله شرح داده شده است.
در ارتباط با معرفی اتوماسیون اداری سازمان آموزش و پرورش باید توضیح داد که اداره هر مرکز یا مدرسه نیازمند استفاده از برخی از سامانه های بخصوص می باشد. اتوماسیون اداری آموزش و پرورش با هدف مدیریت بهتر بخش های متفاوت و شعب آموزش و پرورش طراحی شده که ادارات سازمان مربوطه در برخی از استان ها از اتوماسیون استفاده می کنند. مدیران می توانند پس از ورود به این سامانه، به معلمان و دانش آموزان یا کادر اداری، دسترسی لازم برای دریافت خدمات یا اعمال تغییرات را بدهند. سامانه های اتوماسیون اداری آموزش و پرورش نیز مانند سامانه اسکان فرهنگیان و دیگر سامانه های رفاهی آموزش و پرورش برای رفاه شاغلین این سازمان طراحی شده است.
اتوماسیون اداری آموزش و پرورش یا BPMS به کارکنان ادارات و مدیران اجازه دریافت برخی از خدمات به شکل غیر حضوری را می دهد. برخی از استان ها فاقد اتوماسیون بوده، اما در برخی دیگر از استان ها مدیریت شعب با استفاده از سامانه مربوطه صورت می گیرد. لازم به ذکر است که اتوماسیون های اداری فرهنگیان و مدارس نیز طراحی شده تا کادر اجرایی و اداری مدارس بتوانند با استفاده از اتوماسیون، با والدین در ارتباط باشند.
لیست خدمات سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش شامل ارسال و دریافت نامه، دسترسی به آرشیو مکاتبات و پیگیری و ثبت درخواست های متفاوت می شود. در واقع اتوماسیون مربوطه با هدف دیجیتالی کردن فعالیت ها راه اندازی شده و از مزایای آن، می توان به تسریع در انجام کارها و کاهش میزان خطا اشاره نمود. این سامانه مانند یک پرتال است و به همین علت شرایط نظارت بر شعب متفاوت اداره را فراهم می نماید.
پیش از شرح نحوه ورود به سایت اتوماسیون اداری آموزش و پرورش ۱۴۰۳، باید به بررسی این پرداخت که آدرس اینترنتی اتوماسیون چیست؟ سامانه اتوماسیون اداری آموزش و پرورش هر استان متفاوت بوده و کاربران برای آگاهی از آدرس دقیق اتوماسیون اداری هر استان میتوانند به سایت اموزش و پرورش آن استان مراجعه نمایند. زیرا معمولا نشانی اتوماسیون در سایت اداره استان درج می شود. بنابراین یک نشانی بخصوص برای ورود به سامانه وجود ندارد.
لازم به ذکر است که احتمال دارد نشانی اتوماسیون اداری این سازمان هر ناحیه از استان به صورت مجزا در اختیار قرار گیرد. اشخاص از طریق جستجوی عبارت اتوماسیون اداری آموزش و پرورش همراه با نام استان در گوگل، به نشانی سایت مربوطه دسترسی خواهند یافت. در ادامه یک راهنمای ورود به عنوان نمونه آمده است.
به عنوان مثال باید توضیح داد که نشانی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش همدان 10.255.248.7 بوده و اشخاص پس از ورود به نشانی مربوطه، با صفحه زیر مواجه می شوند. در ادامه می توان فرم را مورد تکمیل قرار داد.
شایان ذکر است که طراحی فرم ورود به سایت اتوماسیون اداری آموزش و پرورش هر استان و طراحی لیست خدمات سامانه ها تفاوت داشته و امکان دارد امکانات در دسترس نیز تا حدودی فرق کند. تصویر پنل کاربری مربوط به سامانه اداری همدان به عنوان نمونه در زیر درج شده است.
مدیران ادارات آموزش و پرورش و کارکنان آنان از طریق ورود به حساب کاربری در اتوماسیون اداری، می توانند برای انجام امور اداری الکترونیکی اقدام کنند. اطلاعات لازم برای ورود به حساب کاربری شامل نام کاربری و رمز عبور شده که برای دریافت این مقادیر باید با مدیر در ارتباط بود. مدیر نیز در صورت بروز مشکل می تواند با کارشناسان اداره کل آموزش و پرورش از طریق تماس ارتباط بگیرند.
ارسال نامه کاغذی وقت گیر بوده و به همین دلیل مدیران یا کارمندان از ارسال نامه های دیجیتالی استقبال می کنند. یکی از قابلیت های اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، ارسال نامه بوده که افراد پس از ورود به حساب کاربری در سایت، می توانند از این خدمت استفاده کرده و مراحل را مطابق با راهنمای تصویری زیر طی نمایند.
اشخاص پس از ورود به پنل کاربری در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، باید روی ورود اطلاعات کلیک کنند. در صورت عدم نمایش گزینه نامه ها، می توان روی آیکون آبی رنگ کلیک کرد.
در ادامه نیاز به انتخاب نامه های اداری است.
سپس می توان آیکون جدید را برای نگارش نامه جدید، مورد انتخاب قرار داد.
در این مرحله افراد می توانند پیوست داشتن یا فاقد پیوست بودن نامه را تعیین نموده و تاریخ را تغییر دهند.
برای ارسال نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، نیاز به شرح اطلاعات گیرنده، تایپ موضوع و متن نامه است.
در ادامه باید اطلاعات فرستنده در فرم درج شده و روی ثبت کلیک شود.
حالا افراد به گزینه های دیگر دسترسی یافته و برای مثال جهت افزودن پیوست، باید روی پیوست کلیک کنند. از طریق انتخاب ارجاع نیز می توان نامه را به گیرنده ارجاع داد.
متقاضیان پیوست فایل، باید Browse را انتخاب کرده تا موفق به جستجوی فایل شوند.
به منظور ارجاع نامه، می بایست روی نام گیرنده کلیک کرد. پس از انتخاب گیرنده، نیاز به کلیک روی گزینه ارجاع است.
پس از ارجاع دادن نامه، ثبت و ارسال صورت گرفته، اما برای حصول اطمینان از فرستادن نامه، می توان وارد بخش کارتابل ارجاعی شد. در ادامه نیاز به انتخاب در دست اقدام است. سپس امکان مشاهده نامه ارسال شده فراهم می گردد. سرعت ارسال نامه در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش و دریافت آن، بیشتر بوده و همچنین کارکنان آموزش و پرورش می توانند حتی از راه دور نیز با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.
باید به این نکته توجه نشان داد که احتمال مشاهده تفاوت بین نحوه طراحی اتوماسیون اداری آموزش و پرورش استان های مختلف وجود دارد که راهنمای بالا مربوط به اتوماسیون آموزش و پرورش همدان است. با این حال خدمات سامانه ها مشابه بوده و افراد برای استفاده از امکانات متفاوت، نیاز به طی کردن مراحل ورود به حساب کاربری دارند. برای مثال طراحی صفحه ارسال نامه در اتوماسیون آموزش و پرورش اصفهان تفاوت داشته که تصویر آن در قسمت زیر آورده شده است.
به اتوماسیون اداری آموزش و پرورش BPMS نیز گفته شده که با استفاده از آن، می توان به انواع اطلاعات آموزشی و اداری ثبت شده به شکل الکترونیکی دسترسی یافت. اطلاعات به صورت یکپارچه و منظم در سامانه ذخیره شده و قابل بررسی بوده که به همین دلیل تحلیل داده ها و تصمیم گیری، برای مدیر آسان تر خواهد شد.
منظور از تفویض اختیار در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، دادن دسترسی بیشتر به کارکنان زیر مجموعه است. در واقع هرگاه مدیر تمایل به تقسیم کارها و محول کردن وظایف بیشتر به دیگر کارمندان داشته باشد، می بایست دسترسی آنان را در سایت اتوماسیون ویرایش نماید. توضیحات تکمیلی و تصاویر راهنما در ادامه مطلب آمده است.
مدیران در گام اول باید وارد اتوماسیون اداری آموزش و پرورش شده و پس از ورود به حساب کاربری، روی کارتابل ورودی کلیک کنند.
در ادامه نیاز به انتخاب تنظیمات دسترسی از بخش تنظیمات است. سپس می توان حساب کاربری مد نظر را انتخاب نمود.
در این مرحله باید نام کاربر از طریق جستجو در لیست، انتخاب شود.
سپس نیاز به کلیک کردن روی علامت به علاوه است. در ادامه لیست دسترسی ها نمایش داده شده و می توان موارد مد نظر را انتخاب نمود. رنگ دسترسی های مختلف پس از انتخاب، روشن یا پر رنگ شده تا مشخص شود که کاربر مد نظر، قرار است از چه بخش های جدیدی استفاده کند. مدیران هنگام تفویض اختیار در اتوماسیون اداری آموزش و پرورش، باید از صلاحیت داشتن فرد اطمینان حاصل کرده تا مشکلی ایجاد نشود. مدیر اداره می تواند پس از ورود به این قسمت، دسترسی برخی از اشخاص به قسمت های خاص را مسدود کند.
لیست خدمات سامانه اتوماسیون اداری شامل مواردی مانند پیام ها، گزارشات، اقدامات و وظایف، یادآوری ها، ارسال نامه و تنظیمات دسترسی می شود. اتوماسیون اداری آموزش و پرورش خدمات اداری را در اختیار قرار داده، اما امکانات اتوماسیون های مدارس و فرهنگیان تفاوت دارد. برای مثال اتوماسیون مدرسه، امکان ثبت گزارشات دانش آموزان و معلمان را فراهم می کند.
ممکن است برخی از مدیران در خصوص مزایای اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش 1403 ابهاماتی داشته و استفاده از آن را ضروری ندانند. باید توضیح داد که به طور کلی دیجیتالی شدن امور اداری منجر به انجام کارها در مدت کوتاه تری می شود. همچنین در وقت و هزینه صرفه جویی شده و برای مثال نیاز به استفاده از کاغذ برای ارسال نامه نمی باشد.
از مزایای اتوماسیون اداری در آموزش و پرورش 1403 می توان به انجام فعالیت ها از راه دور اشاره کرد. گاهی اوقات ادارات به علت آلودگی هوا تعطیل شده یا دورکار شده که در چنین حالتی می توان برخی از امور را با استفاده از اتوماسیون انجام داد. پس از بررسی انواع خدمات سامانه، در ادامه لیستی از کلیه مزایای سامانه مربوطه آمده و برای علاقمندان قابل بررسی می باشد:
سرعت بخشیدن به انجام کارها
فراهم شدن امکان مدیریت و نظارت بر تمامی شعب
فراهم کردن شرایط ذخیره و ثبت اطلاعات به شکل منظم
صرفه جویی در وقت و هزینه
فراهم شدن امکان ثبت درخواست آنلاین
ادارات آموزش و پرورش و سازمان های مرتبط با آموزش و پرورش می توانند از اتوماسیون اداری استفاده کنند.
ارسال نامه دیجیتالی و پیگیری از جمله مزایا است.
گزارش گیری در اتوماسیون به شکل دقیق و سریع انجام می شود.
به علت در اختیار دادن گزارش های لازم، امکان تصمیم گیری صحیح تر فراهم خواهد شد.
کارکنان به علت ساده تر شدن فعالیت ها، رضایت بیشتری خواهند داشت.
پس از شرح مزایا، شایان ذکر است که اتوماسیون اداری آموزش و پرورش دارای یک نشانی معین و یکسان نبوده و هر استان سامانه بخصوص و جداگانه ای دارد که به همین دلیل ممکن است برخی از اشخاص دچار سردرگمی شوند. یکی از معایب اتوماسیون این بوده که فرم ورود به سامانه اغلب استان ها فاقد گزینه فراموشی رمز است، بنابراین در صورت فراموشی گذرواژه می بایست با کارشناسان رده بالاتر تماس گرفته تا راهنمایی دریافت نمود.
کارشناسان سامانه مشاوره هیوا آماده اند تا اطلاعات لازم در خصوص اتوماسیون اداری آموزش و پرورش را در اختیار داوطلبان گذاشته و آن ها را از طریق سیستم مشاوره تحصیلی تلفنی هیوا راهنمایی نمایند. همچنین از طریق عضویت در کانال تلگرامی و یا اینستاگرامی هیوا می توانید آخرین اخبار مرتبط با این حوزه را دریافت نمایید.
✔️ اتوماسیون اداری یک سایت درون سازمانی برای مدیریت کارکنان، ارسال نامه دیجیتالی و تفویض اختیار می باشد. جزئیات کامل در مقاله آمده است.
✔️ هر استان دارای یک سامانه اتوماسیون اداری بخصوص بوده و نشانی سایت ها با یکدیگر فرق دارد که راهنمای تصویری و توضیحات تکمیلی در مقاله آمده است.
✔️به منظور تفویض اختیار باید وارد حساب کاربری در اتوماسیون شده و به قسمت تنظیمات دسترسی، مراجعه کرده و دسترسی ها را ویرایش نمود. راهنمای تصویری استفاده از خدمات سامانه در مقاله آمده است.
برای مشاوره خدمات اتوماسون اداری آموزش و پرورش
برای مشاوره خدمات اتوماسون اداری آموزش و پرورش
مقالات منتخب سردبیر
منتخب های خواندنی
ارتباط با ما
در صورتی که برای مشاوره در تمامی زمینه های ذکر شده در سایت، به دانش چندین ساله ما در این زمینه نیاز داشتید می توانید با شماره تلفن 9099075305 ( تماس با تلفن ثابت از سراسر کشور و به ازای هر دقیقه 230000 ریال ) در ارتباط باشید. همچنین می توانید از طریق فرم ارتباط با ما، پیام ها و انتقادات و پیشنهادات خود را برای ما ارسال نمایید. سایت مشاوره هیوا یک مرکز خصوصی و غیرانتفاعی است و به هیچ ارگان دولتی و خصوصی دیگر اعم از سازمان سنجش ، دانشگاه آزاد و .... هیچگونه وابستگی ندارد.
جهت ارئه انتقادات، پیشنهادات و شکایات با شماره تلفن 54787700-021 تماس حاصل فرمایید.
تمامی حقوق این سایت متعلق به هیوا می باشد ©
